Kocaeli Büyükşehir Belediyesi, bilişim teknolojilerini etkin bir şekilde kullanarak, kurum genelinde dijital dönüşümün yaygınlaşması için birçok projeyi hayata geçiriyor. Hayata geçirilen bilişim projelerinden birisi de elektronik imzanın kurum genelinde yaygın olarak kullanımını sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) projesi oldu. EBYS sayesinde birçok alanda kağıt tüketimi ve ıslak imza ortadan kaldırılarak, zaman ve maddi konular olmak üzere birçok kalemde çok ciddi tasarruflar yapılıyor. Türkiye’de ilk defa Kocaeli Büyükşehir Belediyesinde uygulanmaya başlanan Meclis-Encümen Kararları, UKOME kararları ve yüklenici firma hak edişlerinin elektronik ortamda imzalanması, kurumun dijital dönüşüme ne kadar önem verdiğini gözler önüne seriyor.
Diğer konularda olduğu gibi encümen kararlarının da elektronik ortamda imzalanmaya başlamasıyla birlikte, tüm encümen üyelerine elektronik imza temin edildi. Mevcut encümen üyelerinin bir yıllık görev sürelerinin dolmasıyla birlikte Haziran ayı Meclis toplantısında yeni seçilen encümen üyeleri göreve başlamıştı. Göreve yeni başlayan encümen üyelerinin elektronik imzaları TÜBİTAK ile koordineli hareket edilerek, en hızlı şekilde temin edildi ve encümen kararları hiçbir şekilde sekteye uğramaksızın elektronik olarak imzalanarak yürürlüğe girdi.
Tüm dünyayı etkisi altına alan korona virüs salgını nedeniyle sokağa çıkma kısıtlamalarının ve şehirlerarası giriş-çıkış yasaklarının uygulandığı dönemlerde Kocaeli Büyükşehir Belediyesine hizmet veren yüklenici firmaların hak ediş evraklarında herhangi bir sorun yaşanmadı ve ödemeleri zamanında yapılabildi. EBYS öncesinde hak edişlerin özellikle şehir dışından gelen yüklenicilerin ıslak imza ile imzalandığı süreçte birçok aksaklıkların yaşandığı, aynı durumun pandemi sürecinde daha da büyük sorunlara yol açabileceği aşikar bir durumdu. Dolayısıyla pandemi sürecinde yükleniciler hiçbir sorun yaşamadan evraklarını elektronik olarak imzaladı ve ödeme emri belgeleri eksiksiz olarak düzenlendi.
